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7月25日，“元素”QC小组携成果参加2024年度重庆市质量管理小组与质量信得过班组成果发表交流活动。廖志浩摄
“基层人员日常外勤出差‘一键式’报账程序”操作视频。
7月1日，重庆市垫江县烟草专卖局（分公司）客户服务部副主任周胜波进入营销系统，将用户信息输入报账程序中，只见电脑屏幕快速闪动，不一会儿就将上个月的所有外勤出差记录整理好并上传财务报销系统。
“17名客户经理340条外勤出差数据，1分钟就全部自动导出并上传到报销系统，几乎不需要人工操作。这个智能机器人助手，真的很实用！”周胜波由衷感慨道。
他口中的智能机器人助手，是垫江县局（分公司）“元素”QC小组开发的“基层人员日常外勤出差‘一键式’报账程序。”
从零开始学习研发
2023年8月，廖志浩接手城区客户部主任的工作，在给区域客户经理报销外勤出差费用时，他发现，完成一项报销需要人工操作8个步骤，1名客户经理有200条数据，城区6名客户经理就有1200条数据。由于营销系统的数据导出格式和财务报销系统不同，导出数据后，还要进行去重处理才能成功上传财务报销系统。每名客户经理报销操作流程相同，只是用户信息不同，廖志浩每次统计信息报账，至少需要2个小时。
了解相关情况后，垫江县局（分公司）相关负责人组织召开课题推进会，成立“元素”QC小组着手解决问题。
为了提高报销的准备率和速度，小组成员各展所长，使出浑身解数学习了解各类案例工具，深入了解各个程序可以达到的效果和运行时间，但报销的每个步骤需要实现的功能各不相同，如何选定最佳方案呢？
小组成员根据不同步骤提供了RPA模拟人工操作、VBA脚本处理、Python处理、Autolt模拟人工操作、人工操作等5种操作方法，再根据每个步骤的特点选择方案进行比对，最终决定采用VBA脚本和RPA机器人相结合的方式，辅助报销人员进行外勤出差报销。经验相对丰富的廖志浩负责程序的具体开发。
程序最终方案步骤分解图。
“面对大量、重复性的日常工作，RPA拥有低代码、易开发、容易规模化的特点，可模拟人类动作，在各信息系统之间操作办公，完成重复性、具有既定规则的任务。”廖志浩说，“以前我只学过基础的编码，对于这种应用的开发还没有接触过，这一次的开发相当于从零开始学习。”
那段时间总能看到廖志浩坐在电脑前，不停地敲打着键盘，一坐就是一整天。当发现RPA可以代替人工进行系统操作且速度很快时，小组成员欢呼雀跃。
但现实给大家狠狠泼了一盆冷水，RPA可以代替人工操作，但数据格式调整和数据去重运用RPA的效果不佳，于是小组再次进行讨论。
“用其他办法配合着RPA使用呢？”小组成员刘柯言的一句话打开了新的思路。他们从专业技术人员处了解到，除RPA以外，还可以运用VBA脚本，将多个重复的人工操作通过执行VBA代码的方式大量降低操作耗时。
于是小组又开始学习新技术。VBA脚本编写过程中，写错一个代码，运行就会报错，需要从头开始检查代码的编写情况。就这样，又过了一个月，小组成员终于把VBA脚本完整准确写完。通过对比发现，运用VBA脚本对数据加工比RPA更快、更准确，效果和预设基本一致。
通过大量的对比研究，“元素”QC小组确定了最佳方案：在数据准备方面，用户登录、录入信息2步由人工进行操作，再由RPA模拟人工导出数据；在数据加工方面，数据格式调整、数据提取和去重、关键数据存储、生成报账模板四个环节通过运行VBA代码实现；在数据提交方面，通过RPA模拟人工将加工好的数据导入财务报账系统，提交审批。
解决问题简单快捷
“又快又准，只需要进系统点一下，机器人自己就全程操作了。”谈到智能报账程序，客户经理周军笑着说。
“一键式”报账程序将原本需要人工操作的8个步骤，缩减到登录营销系统、录入相关信息2个步骤，平均人工报账时长从2个小时缩短到7.2分钟，大幅缩短报账时长、提高准确率，广受基层人员好评。该QC成果获得重庆烟草商业系统2024年度QC课题二等奖，在2024年度重庆市质量管理小组与质量信得过班组成果发表交流中获得二等奖。
“这个智能报销程序有推广价值。下一步要根据各区县单位的实际情况，进一步增强程序功能、提高程序普适性。”在QC成果发布会现场，一位行业专家说道。
“一个软件是需要不断优化完善的，下一步我们要提高运行稳定性、降低容错率，让软件运行更加流畅。”小组成员徐洋说道。
“这个软件目前只应用于Windows系统，接下来我们小组的另一个攻关方向就是开发专门针对Linux系统的报账程序。”廖志浩说道。
“元素”QC小组将持续收集用户反馈的意见建议，根据使用者提出的需求和问题，不断优化完善智能程序，并研究定制相应版本，解锁更多使用场景，完善用户体验，提高推广率和使用率，为更多基层人员解决实际问题。
